Zwei Betriebsarten, ein Ziel
Weniger Büro, mehr Aufträge
Der E-Mail-Agent holt neue Mails, erkennt Anliegen (Angebot, Termin, Rechnung) und setzt die Wichtigkeit. Auf Wunsch schreibt er einen Antwortentwurf. Sie prüfen, ändern bei Bedarf und senden selbst – nichts geht automatisch hinaus. Die gesendete Mail steht danach auch in Ihrem normalen E-Mail-Programm. Dieselbe Lösung, zwei Wege: der Einzelplatz am eigenen Rechner – oder die Client-Server-Lösung, wenn das Büro gemeinsam an den Postfächern arbeitet.
Zwei Optionen
Dieselbe Software, zwei Pakete. Entscheiden Sie nach der Zahl der Arbeitsplätze, die parallel arbeiten müssen.
Einzelplatz
Ein Rechner, eigene Konten, eigene Datenbank. Für Meisterbüro, Sekretariat oder wer die Post allein führt.
Client-Server-Lösung
Ein zentraler Rechner holt alle Postfächer. Mac- und Windows-Plätze öffnen nur den Browser. Gemeinsame Liste, gemeinsame Sperre.
Wie es funktioniert
Dieselben Schritte wie in der Praxis – ohne dass eine Mail von allein hinausgeht.
Post holen
Holt neue E-Mails regelmäßig aus IMAP, POP3 oder Microsoft 365.
Lesen und zuordnen
Inhalt, Anhänge und Vorgang werden strukturiert. Antworten bleiben am richtigen Faden.
Wichtigkeit
Erkennt Anliegen wie Angebot, Termin, Rechnung oder Beschwerde und setzt Hoch, Mittel oder Niedrig.
Antwortentwurf
Schreibt auf Wunsch einen individuellen Text in Ihrem Stil – erst nach Ihrem Klick.
Sie prüfen
Kürzen, ergänzen oder verwerfen. Erst wenn Sie zufrieden sind, geht die Mail raus.
Senden in Ihrem Namen
Versand über Ihr Postfach. Die komplette Kommunikation bleibt in Ihrem E-Mail-Programm sichtbar.
Einzelplatz: ein Rechner, die ganze Post
Starten, Browser öffnet sich nur auf diesem Gerät. Lizenz, OpenAI-Schlüssel und Konten – inklusive Signatur – liegen lokal. Keine Anmeldung, keine Sitzplätze. Ideal, wenn niemand parallel im selben Postfach arbeitet.
Was wir einrichten
- Lizenz mit dem Gerätecode dieses Rechners.
- OpenAI-Key unter Einstellungen.
- Konten IMAP, POP3 oder Microsoft 365, Signatur, Speichern.
- Post holen – Entwürfe schreiben, selbst senden.
Was der Einzelplatz nicht ist
Kein zweiter Schreibtisch im Netz. Keine Anzeige „In Bearbeitung“. Zwei Einzelplätze teilen sich keine Sperre – dieselbe Mail könnte zweimal beantwortet werden. Dafür ist der Host da.
Host und Arbeitsplätze: eine Zentrale, viele Schreibtische
Der Host holt die Post, speichert die gemeinsame Datenbank und bleibt eingeschaltet. Arbeitsplätze (Mac oder Windows, auch gemischt) öffnen nur die Netz-Adresse. Jeder sieht die ihm zugeordneten Postfächer. Öffnet jemand eine Mail, sehen die anderen den Namen des Bearbeiters – und können nicht parallel denselben Entwurf schreiben.
Der Host liegt im Betrieb. Die Arbeitsplätze brauchen keine eigene Mail-Datenbank und keinen eigenen OpenAI-Key. Lizenz mit Sitzplätzen gilt für den Host-Rechner.
Was geschieht, wenn jemand antwortet
Öffnen sperrt
Schon das Öffnen, nicht erst das Senden. Andere sehen den Namen und können nicht erzeugen, senden oder verwerfen.
Name sichtbar
Solange die Mail in Bearbeitung ist, steht der Anzeigename in der Liste. Nach dem Senden sehen alle „Gesendet“.
Verwerfen gilt für alle
Eine verworfene Mail verschwindet bei jedem Arbeitsplatz aus der offenen Liste.
Einsparpotenzial rechnen
Eine praxisnahe Schätzung. Tragen Sie ein, wie viele Arbeitsplätze parallel arbeiten. Ein Platz ist der Einzelplatz. Ab zwei Plätzen rechnet der Host mit: 740 € einmal plus 640 € je Arbeitsplatz, dazu Installation und Einweisung.
Monatliche Zeitersparnis
–Monatliche Kostenersparnis (ca.)
–Paket
Amortisation der Summe Start
–Hinweis: 3 Minuten gelten, wenn der Entwurf die Tipperei spart und Sie nur noch prüfen.
Loslegen in drei Schritten
- Ist-Aufnahme. Wir sehen uns Ihr Postfach und typische Antworten an.
- Einrichten und anlernen. Lizenz, Konten, Wichtigkeit. Die KI übernimmt Ihren Stil aus den Korrekturen – je mehr Sie ändern, desto passender die nächsten Entwürfe.
- Go-Live. Vom ersten Tag an weniger Tipperei. Nichts wird automatisch gesendet.
Nächster Schritt
Welche Variante passt zu Ihrem Betrieb?
Einzelplatz, wenn eine Person die Post führt. Host und Arbeitsplätze, sobald zwei Schreibtische dieselben Postfächer teilen. Installation und Einweisung machen wir online.